home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 008a / pmc14.zip / PMC.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-01-26  |  18KB  |  456 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.            PMC Ver 1.5 Copyright 1992 by Arnold R. McGall Jr.
  6.  
  7.                PMC (TM) Trademark of Arnold R. McGall Jr.
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                      All rights reserved worldwide.
  13.  
  14.  
  15.         No warranties are represented or implied.  By use of this program
  16.         the user holds harmless Arnold R. McGall Jr. against any and all
  17.         damages including consequential, that may arise out of the use of
  18.         this program.
  19.  
  20.         A restricted license is hereby granted to the user for a period of
  21.         not more than thirty (30) days.  Such license grants use of the
  22.         program for the user's personal non-business use only.  Commercial
  23.         use of this program requires licensing from Arnold R. McGall Jr.
  24.         Commercial use means any use in a business whether for profit or
  25.         non-profit.
  26.  
  27.         To register PMC please send $25.00 to:
  28.  
  29.                                 Arnold R. McGall Jr.
  30.                                 348 Birr Street
  31.                                 Rochester, NY 14613
  32.  
  33.         Upon receipt of the licensing/registration fee, Arnold R. McGall Jr.
  34.         will send the latest, fully functional version of PMC on either
  35.         3.5" or 5.25" floppy disk within ten days.  The fully functional
  36.         version means the version which shall have the printing function
  37.         enabled.
  38.  
  39.  
  40.  
  41. WHAT PMC IS:
  42.  
  43. PMC (Phone Message Center) is a program which provides quick and simple
  44. telephone message taking and reporting.  PMC can replace those pink "While
  45. You Were Out" phone message slips which easily get lost or discarded.  Since
  46. PMC employs relational database techniques it will help you to manage your
  47. phone message better.
  48.  
  49. WHAT PMC IS NOT:
  50.  
  51. PMC is NOT free.  PMC is shareware.  You are granted a temporary license to
  52. use PMC for a period of thirty days so you may evaluate it.  After thirty
  53. days you are expected to register PMC by paying the required license fee if
  54. you intend to use PMC beyond the evaluation period.
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59. INSTALLATION:
  60.  
  61. PMC has been designed to be as easy to install as possible.  In fact, NO
  62. installation is required other than copying PMC.EXE to your hard disk.
  63. You may run PMC on a floppy disk.  However, for greater speed we suggest
  64. it be run on a hard drive.
  65.  
  66.  
  67.  
  68. START UP:
  69.  
  70. To start PMC just log to the drive and directory where PMC resides and
  71. type PMC and then the ENTER key.
  72.  
  73. PMC will display a menu of various PMC functions which are described below:
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.   1.  ADDING USER NAMES TO PMC
  79.  
  80.       Before you may begin using PMC you must enter all of the names of
  81.       the individuals in your organization for whom phone messages will
  82.       be taken.  We will refer to them as USER NAMES.
  83.  
  84.       A.  To do this select menu item #3 by pressing the down arrow key twice
  85.           until the white marker is next to #3.  Then press enter to execute
  86.           the Add/Edit/Delete User Names Function.
  87.  
  88.       B.  A pop-up sub-menu will appear offering you three choices;  Add
  89.           Name, Edit Name and Delete Name.  You can also exit this menu
  90.           by pressing the ESCape key once.
  91.  
  92.       C.  Select Add name and press ENTER.  A single data entry field will
  93.           pop-up.  Type the name of the individual who you will take
  94.           message for in this field.  Twenty characters are allowed for this.
  95.  
  96.           You may use the left/right arrow keys, the DELete key, the INSert
  97.           key or the HOME key to edit the field if needed.
  98.  
  99.       D.  To save the entry to disk just press enter.  A message will pop-up
  100.           asking you to confirm your entry.  Press ENTER again and the entry
  101.           is saved.  Note:  If you wish to abort the entry just press the
  102.           ESCape key.
  103.  
  104.       E.  Once you have saved your entry to disk the data entry field will
  105.           be erased and is now ready to accept your input for the next name
  106.           you wish to add.
  107.  
  108.       F.  Once you are done adding all of the names to your master list
  109.           just press the ESCape key twice.  You will be returned to the
  110.           main PMC menu.
  111.  
  112.  
  113.  
  114.   2.  EDITING USER NAMES IN PMC
  115.  
  116.       If you need to change someone's name as may happen in the case of a
  117.       marriage, PMC provides an editor to handle the task quickly and simply.
  118.  
  119.       A.  From the main PMC menu select item #3 Add/Edit/Delete User Names.
  120.           Use the Up/Down arrow keys to move the little white marker in front
  121.           of item #3.  Then press ENTER to execute the function.
  122.  
  123.       B.  A new pop-up menu will appear displaying all of the user names
  124.           which you have entered into the PMC system.
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.       C.  By use of the Up/Down or Left/Right arrow keys you must move the
  130.           highlighted checkmark next to the user name you wish to edit.
  131.  
  132.       D.  Now press the ENTER key.  The editing screen will now appear with
  133.           the name of the user you selected already in the data entry field.
  134.  
  135.       E.  Edit the name as desired.  Once you are ready to save you changes
  136.           just press the ENTER key.  A pop-up message box will ask you to
  137.           confirm your save by pressing ENTER again.  As the edited user
  138.           name is being saved another message box will pop-up to confirm
  139.           the save.  Once the edited data has been saved you will be returned
  140.           to the main PMC menu.
  141.  
  142.   3.  DELETING USER NAMES FROM PMC
  143.  
  144.       There will obviously be times when you may need to remove a user name
  145.       from PMC.  The following instructions show you how to do this.
  146.  
  147.       A.  From the main PMC menu select item #3 Add/Edit/Delete User Names.
  148.           Use the Up/Down arrow keys to move the little white marker in front
  149.           of item #3.  Then press ENTER to execute the function.
  150.  
  151.       B.  A new pop-up menu will appear displaying all of the user names
  152.           which you have entered into the PMC system.
  153.  
  154.       C.  By use of the Up/Down or Left/Right arrow keys you must move the
  155.           highlighted checkmark next to the user name you wish to delete.
  156.  
  157.       D.  Now press the ENTER key.  The delete screen will now appear with
  158.           the name of the user you selected displayed the data entry field.
  159.  
  160.       E.  Press the DELete key to delete the user name.  A message box will
  161.           ask you to confirm the delete.  Press ENTER again.  NOTE:  To abort
  162.           the deletion just press the ESCape key.
  163.  
  164.       F.  You will be returned to the PMC main menu.
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.   4.  ENTERING A PHONE MESSAGE
  170.  
  171.       Now that you have entered all of the user names into PMC you may begin
  172.       entering actual phone messages.
  173.  
  174.       A.  From the PMC main menu select function #1 Add New Phone Message.
  175.  
  176.  
  177.       B.  A phone message editing screen will appear.  A PMC phone message
  178.           actually consists of two parts.  The first part is called the
  179.           message header.  The message header contains the following pieces
  180.           of information:
  181.  
  182.                        o  Date and Time of Message
  183.  
  184.                        o  Who Message Is For
  185.  
  186.                        o  Who Message Is From
  187.  
  188.                        o  Caller's Company Name
  189.  
  190.                        o  Caller's Phone Number
  191.  
  192.                        o  Caller's Phone Extension Number
  193.  
  194.                        o  Various Action Fields i.e. Please Call, Urgent, Etc.
  195.  
  196.                        o  Message Status
  197.  
  198.       C.  Please note that the From: field is highlighted.  This is the first
  199.           field you would normally enter.  You may move to the next field
  200.           by pressing the ENTER key.  You can move from field to field by
  201.           pressing the Up/Down arrow keys.
  202.  
  203.       D.  Once you have entered all of the desired message header information
  204.           correctly, just move to the Status: field and press ENTER.  A
  205.           Message Text window will pop-up below the message header window.
  206.           The Message text window provides up to ten lines of sixty characters
  207.           each for which to leave notes from the caller.  The PMC editing
  208.           keys (Up/Down arrow and Left/Right arrow keys) can be used to move
  209.           around the Message Text window.  NOTE:  In this version of PMC
  210.           there is no automatic word wrap at the end of a line.
  211.  
  212.        E.  If the message text information has been completed to your
  213.            satisfaction just press the PgDown key.  A message will be
  214.            displayed asking you to press ENTER to save the message or
  215.            to press ESCape to abort the message entry.
  216.  
  217.        F.  When either key is pressed another screen will pop-up asking
  218.            the user to confirm the Save or Abort.  If the user presses
  219.            ENTER the message will be saved.  If ESCape is pressed the
  220.            user will return to the main PMC menu.
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.   5.  EDITING A PHONE MESSAGE
  226.  
  227.       There may be occasions when you may wish to make changes to a phone
  228.       message.  The View/Edit/Delete Messages item is selected to edit
  229.       an existing phone message.
  230.  
  231.       A.  From the main PMC menu select item #2 View/Edit/Delete Messages
  232.           by moving the white box next to item #2 with the Up/Down arrow
  233.           keys.  Press ENTER to execute the function.
  234.  
  235.       B.  A menu of user names will pop up.  Select the user who's messages
  236.           you wish to edit by moving the highlighted check mark next to the
  237.           appropriate user name.  The Up/Down, or Left/Right, arrow keys
  238.           will move the check mark.
  239.  
  240.       C.  Press the ENTER key to confirm the selection.  The first message
  241.           will be displayed.  Note that the View/Edit/Delete message screen
  242.           also displays the number of messages for the user as well as which
  243.           number you are viewing at the moment.
  244.  
  245.           Pressing the Page Down key will display the next message, if any,
  246.           for the selected user.  The page up key will display the previously
  247.           displayed message.  Select the message you wish to edit.
  248.  
  249.       D.  To edit the selected message just press the letter "E" key.  You
  250.           will note the viewing screen will change to an edit screen.  Simply
  251.           move to the field you wish to edit by using the Up/Down arrow keys
  252.           to move backward and forward between fields.
  253.  
  254.       E.  To edit the message text simply press the page down key and then
  255.           the ENTER key.  The first line of the message text will be
  256.           highlighted.  You may use the Up/Down, Left/Right arrow keys or the
  257.           HOME key to move around the text.
  258.  
  259.       F.  When you have completed the editing of the message text simply
  260.           press the Page Down key to move to the last line.  A message will
  261.           appear in the instruction box which gives you two options. SAVE
  262.           your changes by pressing the ENTER key.  Or abort the changes by
  263.           pressing the ESCape key.  Pressing the ESCape will leave the message
  264.           unchanged and return you to the main PMC menu.
  265.  
  266.  
  267.   5.  VIEWING A PHONE MESSAGE
  268.  
  269.       The View/Edit/Delete Messages item is selected to view an existing phone
  270.       message.
  271.  
  272.       A.  From the main PMC menu select item #2 View/Edit/Delete Messages
  273.           by moving the white box next to item #2 with the Up/Down arrow
  274.           keys.  Press ENTER to execute the function.
  275.  
  276.       B.  A menu of user names will pop up.  Select the user who's messages
  277.           you wish to view by moving the highlighted check mark next to the
  278.           appropriate user name.  The Up/Down, or Left/Right, arrow keys
  279.           will move the check mark.
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.       C.  Press the ENTER key to confirm the selection.  The first message
  285.           will be displayed.  Note that the View/Edit/Delete message screen
  286.           also displays the number of messages for the user as well as which
  287.           number you are viewing at the moment.
  288.  
  289.           Pressing the Page Down key will display the next message, if any,
  290.           for the selected user.  The page up key will display the previously
  291.           displayed message.
  292.  
  293.       D.  To exit this screen when you are done viewing the user's messages
  294.           just press the ESCape key.  You will be returned to the main PMC
  295.           menu.
  296.  
  297.  
  298.   5.  DELETING A PHONE MESSAGE
  299.  
  300.       The View/Edit/Delete Messages item is selected to view an existing phone
  301.       message.
  302.  
  303.       A.  From the main PMC menu select item #2 View/Edit/Delete Messages
  304.           by moving the white box next to item #2 with the Up/Down arrow
  305.           keys.  Press ENTER to execute the function.
  306.  
  307.       B.  A menu of user names will pop up.  Select the user who's messages
  308.           you wish to view by moving the highlighted check mark next to the
  309.           appropriate user name.  The Up/Down, or Left/Right, arrow keys
  310.           will move the check mark.
  311.  
  312.       C.  Press the ENTER key to confirm the selection.  The first message
  313.           will be displayed.  Note that the View/Edit/Delete message screen
  314.           also displays the number of messages for the user as well as which
  315.           number you are viewing at the moment.
  316.  
  317.           Pressing the Page Down key will display the next message, if any,
  318.           for the selected user.  The page up key will display the previously
  319.           displayed message.  Select the message you wish to delete.
  320.  
  321.       D.  Press the DELete key to delete the message.  A message will appear
  322.           in the instruction window asking you to confirm your action.  If
  323.           you press ENTER the message will be deleted.  Pressing the ESCape
  324.           key will abort the deletion.
  325.  
  326.  
  327.   6.  PRINTING PHONE MESSAGES
  328.  
  329.       This function is available only in the registered version of PMC.  It
  330.       provides a printed listing of each message for each user.
  331.  
  332.  
  333.       A.  From the main PMC menu select item #3, Print Messages by moving the
  334.       white box next to item #2 with the Up/Down arrow keys.  Press ENTER to
  335.       execute the function.
  336.  
  337.       B.  A menu of user names will pop up.  Select the user who's messages
  338.           you wish to print by moving the highlighted check mark next to the
  339.           appropriate user name.  The Up/Down, or Left/Right, arrow keys
  340.           will move the check mark.
  341.  
  342.  
  343.       C.  Press the ENTER key to confirm the selection.
  344.  
  345.       D.  A message box will pop up asking you to press ENTER to begin
  346.           printing or ESCape to exit the printing module.
  347.  
  348.       E.  After you press the ENTER key printing of the selected user's
  349.           phone messages will begin. NOTE:  If your printer is not turned on,
  350.           off-line or out of paper, a message box will advise appropriately.
  351.  
  352.       F.  Once the messages have been printed a message will appear advising
  353.           such.  You will then be returned to the main PMC menu screen.
  354.  
  355.  
  356.   7.  PACKING THE DATA FILES
  357.  
  358.       When a message is deleted from PMC it really is not immediately erased
  359.       from the data file.  Instead, it is flagged for removal.  After many
  360.       days or weeks of deleting messages you should run the pack file function
  361.       in order to recover this data file space.  The pack function also
  362.       provides a means to back up your PMC data base to a floppy disk.
  363.  
  364.  
  365.       A.  From the main PMC menu select item #5 Pack Files by moving the white
  366.           box next to item #2 with the Up/Down arrow keys.  Press ENTER to
  367.           execute the function.
  368.  
  369.       B.  A message will appear asking you to answer Yes or No if you wish
  370.           to continue with the PACK function.  If you type the letter "N" the
  371.           Pack function will be aborted and you will be returned to the main
  372.           PMC menu.
  373.  
  374.       C.  If you type "Y" another message will pop up asking if you wish to
  375.           back up the data base.  We would suggest you answer yes by typing
  376.           the letter "Y" and proceed to back up the data base to a floppy.
  377.  
  378.           If you type the letter "N" for no, packing will then proceed without
  379.           backing the data base up to a floppy disk.
  380.  
  381.  
  382.       D.  If you typed the letter "Y" answering yes to proceed with the data
  383.           base backup you will be prompted to enter the letter of the drive
  384.           you wish the data base to be backed up to.  Either drive A or B.
  385.  
  386.           Insert a formatted floppy disk into the floppy disk drive you will
  387.           be using.  Type the letter of the drive you will be using and press
  388.           the ENTER key.  WARNING:  PMC uses the DOS COPY function to copy
  389.           all of the PMC files to your floppy disk.  It does not check first
  390.           to see if a floppy disk has been installed.  Make sure you have a
  391.           floppy disk installed into the drive you have selected before
  392.           proceeding with the backup.
  393.  
  394.  
  395.       E.  Enter the drive letter of the selected floppy disk drive and press
  396.           the ENTER key.
  397.  
  398.       F.   All of the PMC data files will be copied onto the selected floppy
  399.            disk.
  400.  
  401.       G.   Once all of the files have been copied packing of the PMC message
  402.            files will begin automatically.  Upon the completion of file
  403.            packing you will be returned to the main PMC menu.
  404.  
  405.  
  406.   8.  TO EXIT THE PMC PROGRAM
  407.  
  408.  
  409.        To exit the PMC program move the highlighted box next to selection #6
  410.        Exit Program and press ENTER.  Or, press the ESCape key once.
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.         Future enhancements to PMC will be offered to those who have
  419.         registered the product for a minimal postage and floppy disk
  420.         fee for a period of one year from the date the date the user
  421.         has registered their copy of PMC.
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426. REVISION HISTORY:
  427.  
  428.  
  429.  
  430. Ver 1.1
  431.  
  432.   1.  Fixed minor bug in I/O trapping in printer routines
  433.   2.  Changed color of I/O error messages.
  434.   3.  Fixed bug in view message display screen.
  435.  
  436.  
  437. Ver 1.2
  438.  
  439.   1.  Added code to alter cursor state.
  440.  
  441. Ver 1.3
  442.  
  443.   1.  Minor changes to editing screens.
  444.  
  445. Ver 1.4
  446.  
  447.   1.  Changes to editing routines.
  448.  
  449. Ver 1.5
  450.  
  451.   1.  Changed color CRT detection.
  452.   2.  Program size reduced.
  453.  
  454.  
  455.  
  456.